Gutes Bewerbermanagement bündelt alle Bewerbungen in einem Posteingang, beantwortet sie innerhalb von 24 Stunden, qualifiziert telefonisch vor, führt strukturierte Gespräche mit Entscheidung binnen 48 Stunden und übergibt lückenlos ins Onboarding. Maximal drei Schritte bis zum Vertragsangebot.
Alle Kanäle laufen in einen gemeinsamen Posteingang mit einer verantwortlichen Person. Auf den Eingang folgt sofort eine automatische Bestätigung und innerhalb eines Werktags eine persönliche Rückmeldung. Danach ein zehnminütiges Telefonat zu Wunschdienst, Anfahrt, Startdatum und Gehaltsvorstellung, anschließend ein strukturiertes Gespräch mit gleichem Fragebogen für alle und Entscheidung innerhalb von 48 Stunden.
Jede Absage wird beantwortet und, wo möglich, kurz begründet. Wer einverstanden ist, wandert in den Talentpool und kann bei der nächsten Vakanz ohne neues Anzeigenbudget angesprochen werden. Die Einwilligung dafür muss getrennt eingeholt und widerrufbar sein.
Bewerberdaten ohne Einwilligung spätestens sechs Monate nach Verfahrensende löschen, Zugriff auf die Beteiligten beschränken, mit jedem Tool-Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen und keine Bewerbungen über private Postfächer oder Messenger bearbeiten.
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Eingangsbestätigung sofort, persönliche Rückmeldung innerhalb von 24 Stunden, Gesprächstermin innerhalb von 48 Stunden.
Ab etwa zehn Bewerbungen im Monat lohnt ein System. Darunter genügen ein Funktionspostfach, eine Übersichtstabelle und feste Antwortzeiten.
Ohne Einwilligung in der Regel bis zu sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens; längere Speicherung im Talentpool erfordert eine gesonderte Einwilligung.